Atskirkite faktą nuo užduoties
Kiekvieną įrašą pradėkite transporto priemonės arba įrangos identifikacija ir data. Toliau pažymėkite, ar tai naujas pranešimas, suplanuotas darbas, atlikta operacija ar dar laukiama išvada. Šios būsenos neturėtų būti sujungtos į vieną pažymėtą langelį, nes jos reiškia skirtingus sprendimus.
Prie atlikto darbo pridėkite dokumento nuorodą arba kopiją. Volvo Workshop History yra pavyzdys, kuriame kaupiama data, rida ir atlikti darbai. Tokią logiką galima naudoti savo registre, nesitikint, kad nepriklausomos dirbtuvės mato visą gamintojo platformą ar kitų įmonių istoriją.
Šaltiniai: Volvo Trucks: Workshop History
Atviram klausimui nurodykite atsakingą asmenį
Užrašykite ne tik reikia patikrinti, bet ir kas kreipsis į dirbtuves, kokios informacijos trūksta ir koks atsakymas laukiamas. Jei žmogus išeina atostogų ar keičia pareigas, perduodama konkreti užduotis. Priešingu atveju keli darbuotojai gali manyti, kad ja jau pasirūpino kolega.
Gedimo užregistravimas nėra leidimas toliau naudoti nesaugią įrangą. Tokiame įraše turi būti aiškiai perduota esama naudojimo būsena ir jau suderinti veiksmai. Neperrašykite techninės išvados savo spėjimu, o svarbius saugos apribojimus išlaikykite kartu su užduotimi.
Perdavimo įrašo pavyzdys, nesusijęs su konkretaus kliento atveju: būsena: laukiama dirbtuvių išvados; dokumentas: pradinis vairuotojo pranešimas; kitas veiksmas: gauti atsakymą; atsakingas asmuo: įrašomas vardas; perdavimą priėmė: įrašomas gavėjas. Jei galioja naudojimo apribojimas, pridėkite tikslų jau gautą nurodymą, jo šaltinį ir datą. Gavėjas turi žinoti, ką perima, o ne tik matyti pažymėtą langelį perduota.
Palikite kontekstą planavimo sprendimams
Jei pasikeitė transporto priemonės darbas, įrašykite nuo kada ir kuo jis skiriasi. Volvo aprašo priežiūrą, derinamą prie faktinio naudojimo. Tai paaiškina, kodėl planą perduodančiam darbuotojui reikia žinoti darbo pobūdį, bet nenustato vienodų intervalų visam autoparkui.
Perduodami planą pažymėkite, ar jo pakeitimas tik svarstomas, ar jau patvirtintas. Palikite nuorodą į patvirtinimą. Vėliau gautą informaciją pridėkite kaip naują datuotą pastabą, nekeisdami ankstesnio įrašo taip, lyg ji būtų žinoma nuo pradžių. Tada pareigas perėmęs žmogus galės atskirti neatliktą užduotį nuo naujo sprendimo.
Šaltiniai: Volvo Trucks: workshop and uptime services
Perduodant pareigas peržiūrėkite pirmiausia atvirus įrašus. Kiekvienas turi turėti atsakingą žmogų, aiškų kitą veiksmą ir nuorodą į turimus dokumentus.
Skambinti į dirbtuves