Takvimden önce açık işleri toplayın
Araç için biriken gözlemleri sürücülerden alın. Tamamlanmış işler ile hâlâ açıklığa kavuşmamış şikâyetleri ayrı yazın. Önceki atölye ziyareti, bütün eski notların çözüldüğü anlamına gelmez. Faturada yapılan işlem ile sürücünün devam ettiğini söylediği durum arasında bağlantı kurabilmek için ilgili belgeleri birlikte tutun.
Volvo’nun Yeni Zelanda’daki Workshop History açıklamasında tarih, kilometre ve yapılan işler gibi bilgiler yer alır. Bu, düzenli kaydın bir üretici örneğidir; Hollandse Truckservice’in başka atölyelerin kayıtlarına otomatik eriştiği anlamına gelmez. Elinizde bulunan belgeleri görüşmeye kendiniz hazırlayın.
Kaynak: Volvo Trucks: Workshop History
Bakım aralığını sefer takvimiyle karıştırmayın
Kesinleşmiş işler ile henüz değişebilecek seferleri ayırın. Aracın teslim edilebileceği zamanı ve tekrar ihtiyaç duyulacağı tarihi atölyeye söyleyin. İstenen teslim tarihi, inceleme yapılmadan verilmiş bitiş taahhüdü değildir. İşin kapsamı veya parça ihtiyacı netleştikçe planın yeniden konuşulması gerekebilir.
Bakım planı hazırlanırken aracın kullanım biçimi de önem taşır. Volvo bakım hizmetlerini gerçek kullanıma göre planlama yaklaşımını açıklar. Buradan bütün kamyonlar için tek bakım aralığı çıkarılamaz. Araç üreticisinin bilgilerini, mevcut kayıtları ve güncel kullanımınızı aynı görüşmede değerlendirin.
- Üreticinin araç için verdiği bakım bilgisi ve elinizdeki son işlem kaydı.
- Kesinleşmiş seferler ve aracın atölyeye bırakılabileceği zamanlar.
- Bakım dışında değerlendirilmesi gereken açık şikâyetler.
- Ek iş çıkarsa ulaşılacak kişi ve planın ne zaman yeniden konuşulacağı.
Ek iş çıkarsa kim karar verecek?
Aracı bırakan kişiyle onarım onayı verecek kişi farklı olabilir. Atölyenin teknik soru için kimi, iş onayı için kimi arayacağını önceden belirtin. Bu kişinin hangi saatlerde ulaşılabilir olduğunu söylemek, yanlış kişiye yönlenen aramaları azaltır. Onay sürecini sürücünün kendi kendine tahmin etmesini beklemeyin.
Araç geri geldiğinde yapılan işleri ve açık kalan maddeleri aynı kayda ekleyin. Bir sonraki randevu gerekiyorsa onu kimin organize edeceğini de yazın. Böylece sonraki servis hazırlığı eski mesajları aramakla başlamaz. Güvenlikle ilgili yeni bir belirtiyi ise yalnızca planlanan bakım gününü beklemek üzere listeye bırakmayın; uygun sonraki adımı ayrıca değerlendirin.
Bir sonraki servis görüşmesine açık iş listesi, mevcut belgeler ve aracın uygun olduğu zamanlarla hazırlanın.
Atölyeyi arayın